無駄な残業解消策には上手なToDoリスト作成が必要

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ToDoリストの作り方が悪い

ToDoリストの有効性をわかっていても、正しいToDoリストの作り方をわかっていない人がいます。ToDoリストとは、やるべき事を覚えておくカレンダーのようなもので、タスク(目的、計画)に取り組んでいけるよう、背中を押してくれるツールのひとつです。しかし、タスクの実行をきちんと考えていないでToDoリストを作成しても、意味がない事がわかっています。
ある実験で、学生を二つのグループに分けて、一つのグループにはある事柄を達成させるためにToDoリストを作成させ、もう一つのグループにはある事柄を達成させることだけを考えさせました。そして、実際にその事柄に対応させたところ、達成率が高かったのはToDoリストを作成していないグループでした。この研究結果は、ToDoリストを作ると、それだけで満足してしまい、実際に実行方法を考えない場合が多いという事を示しています。頭の中にToDoリストはあるものの、実行方法が分かっていないため、タスクを達成させる事が出来ないのです。

先のことは予測不能

実行計画がちゃんと練られていないToDoリストは、なかなか達成することはできません。大半の人はゴールやタスクを大雑把に決めるだけで、具体的な実行計画を作らない事が多いのです。要は、やみくもに何かをやろうとして時間を使っています。それがToDoリストが達成されにくい原因となります。さらに、日々の業務には、さまざまな邪魔が入ります。ToDoリストを達成できない原因は、予期せぬ業務が入る事です。
例えば、突然の問合せやメール、会議などです。プライベートでも職場でも何かと予期せぬハプニングが起こります。通学バスに乗り遅れた子どもを学校まで送っていく事になった、商談がうまくまとまらない、先輩の話が終わらない、同僚が予算をめちゃくちゃにして対応に追われる、などなど。未来は予測できないものであり、ToDoリストも変化を余儀なくされるのです。

良いToDoリストの作成方法

良いToDoリストを作るには、具体的にすぐ実行が出来る内容を入れる事です。例えば、提案書を作る業務があった場合、時間をかけて具体的なタスクにし、すぐ実行可能にする事が大切です。また、タスクの締め切りを早めに設定する、優先順位をつける事です。今すべきタスクを何個も抱えては、達成させる事は難しくなります。後はタスクの管理をガチガチにしない事です。突発的な仕事に備えて、臨機応変なタスク配置にする事も大切です。